20/12/2018      Métricas de Software

Gestão de Projetos: O que é e como fazer?


Quando você tem que planejar seu primeiro projeto, você pode não saber por onde começar. Como você pode calcular com precisão quanto tempo levará para concluir as tarefas? Como você traduz as expectativas das partes interessadas em resultados concretos? O que acontece se algo der errado?

Só porque você é um gerente de projeto iniciante não significa que você não pode executar suas funções como veterano. Siga estas seis etapas para criar um plano de projeto infalível e liderar sua equipe com confiança.

(Nota: Detalhes sobre como você planejará seu projeto e os documentos que você irá gerar podem variar dependendo da metodologia de gerenciamento de projetos que você escolheu seguir, mas esta introdução é um bom ponto de partida).

 

Passo 1: identificar e conhecer as partes interessadas

É importante lembrar que as partes interessadas não são apenas aquelas que o contratam para gerenciar o projeto, mas podem ser qualquer pessoa afetada pelos resultados do seu projeto, que também inclui seus clientes e usuários finais. Certifique-se de identificar todas as partes interessadas e lembre-se de seus interesses quando for criar seu plano de projeto.

Reúna-se com patrocinadores de projetos e partes interessadas para discutir suas necessidades e expectativas e estabelecer linhas de base para o escopo, orçamento e cronograma do projeto. Em seguida, crie o documento de declaração de objetivos e condições para completar os detalhes do projeto, coordenar a equipe e reduzir o risco de mal-entendidos dispendiosos. Para começar, aqui está um modelo de declaração de objetivos e condições.

Dica: olhe além das necessidades expressas pelas partes interessadas para identificar os desejos que estão por trás delas. Esses desejos são os objetivos que seu projeto deve tentar cumprir.

 

Passo 2: definir e priorizar os objetivos

Depois de ter uma lista de necessidades das partes interessadas, priorize-as e defina os objetivos específicos do projeto. Com eles podemos delinear os objetivos do projeto (os benefícios que você espera alcançar). Detalhe seus objetivos (e as necessidades das partes interessadas que atendem a cada um deles) em seu plano de projeto para que eles possam se comunicar claramente e compartilhar facilmente.

Conselho: "Mas se tudo é importante!", Você vai pensar. Se você tiver problemas ao priorizar, comece estabelecendo uma escala baseada na urgência dos objetivos.

 

Passo 3: defina as entregas

Identifique os produtos que você precisa produzir para atender aos objetivos do projeto. Quais são os produtos específicos que você deve concluir? Em seguida, faça uma estimativa no seu plano dos prazos para cada entrega. (Você pode definir as datas reais quando quiser definir o programa do projeto na próxima etapa).

Dica: defina uma série de marcos importantes para as entregas e as principais datas de entrega. Desta forma, você será capaz de acompanhar o seu progresso assim que o trabalho for iniciado e garantir que você complete as tarefas principais no prazo (e agradar as partes interessadas).

 

Passo 4: criar um programa de projeto

Dê uma olhada em cada uma das entregas e determine a série de tarefas que devem ser concluídas para alcançar cada uma delas. Para cada tarefa, defina a quantidade de tempo que você precisará, os recursos necessários e quem a completará.

Em seguida, identifique qualquer dependência. Existe uma tarefa que precisa ser concluída antes de começar outras? Insira as entregas, dependências e marcos nos seus gráficos do Wrike Gantt ou em qualquer outro modelo ou aplicativo on-line disponível.

Dica: envolva sua equipe em algum momento do processo de planejamento. As pessoas que fazem o trabalho têm uma percepção significativa de como as tarefas são feitas, quanto tempo levam e quem é a melhor pessoa para enfrentar determinadas tarefas. Aproveite o conhecimento deles! Você precisará concordar com o programa do projeto para que o trabalho avance suavemente, então conte com ele desde o início.

 

Passo 5: identificar os problemas e realizar uma avaliação de risco

Nenhum projeto é livre de riscos e você não fará nenhum favor a si mesmo se cruzar os dedos e esperar que tudo corra bem. Existe algum problema que você saiba de antemão que possa afetar seu projeto, como as férias de duas semanas de um de seus principais funcionários? Quais circunstâncias inesperadas podem fazer você sofrer um pequeno contratempo? (Pense em situações como o período de resfriados e gripes ou perda acidental de dados).

Tenha em mente os passos que você deve tomar para evitar certos riscos ou minimizar seu impacto negativo. Realize uma avaliação de risco e desenvolva uma estratégia de gerenciamento de riscos para garantir que esteja preparado.

Dica: Se possível, coloque no início da cronologia do seu projeto as tarefas que envolvem um alto nível de risco. Você também pode reservar uma pequena margem de tempo em torno dessas tarefas para ajudá-lo a manter o andamento do projeto, mesmo no caso de um problema.

 

Passo 6: apresentar o plano do projeto às partes interessadas

Explique como seu plano atende às expectativas das partes interessadas e apresente suas soluções para possíveis conflitos. Certifique-se de que sua apresentação não seja unidirecional, mas que seja um consenso entre todos. Você terá que definir as cobranças: quem tem que ver quais relatórios e com que frequência? Quais decisões terão que ser aprovadas e por quem? Comunique-se claramente Certifique-se de que as partes interessadas saibam exatamente o que se espera delas e conheçam as ações pelas quais são responsáveis. Só porque é óbvio para você, não significa que seja óbvio para eles.

Dica: Se o seu plano ou programa entrar em conflito com as expectativas originais das partes interessadas, você terá que comunicá-lo neste momento para que surpresas desagradáveis ou tensas conversas não surjam no futuro. Em vez de dizer-lhes que suas expectativas ou solicitações são irrealistas, explique o que você precisa para torná-las realidade: quanto tempo, dinheiro ou trabalho. Deixe-os decidir se eles acham que vale a pena usar recursos extras ou não.

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